Organiser un événement - Saujon
Organiser un événement
Pôle évènementiel
Adressez votre dossier au Pôle Evènementiel par courrier (1, place Gaston Balande, 17600 Saujon) ou par mail (evenementiel@saujon.fr)
Vous êtes une association, une entreprise ou un particulier et vous souhaitez organiser un événement à Saujon : la ville vous accompagne dans votre projet et vos démarches.
Cliquez sur les rubriques pour connaître les documents à compléter pour votre événement (brocantes, fête des voisins, événements sportifs, autres…)
En fonction du type de manifestation que vous organisez, trouvez ci-dessous des fiches récapitulatives des pièces à fournir pour l'instruction de votre dossier.
Récap pièces dossier - Fête des voisins
Récap pièces dossier - Manifesation sportive
Récap pièces dossier - Autres évènements
Pour toute demande d'organisation de manifestation sur la voie publique, une demande écrite auprès de Monsieur le Maire doit être adressée en Mairie six mois avant l'événement (délai prévu par la Préfecture).
Déclaration_de_manifestation_en_mairie_organisateur.pdf
Votre événement accueille moins de 5000 personnes en simultané, il vous appartient de compléter la déclaration simplifiée, deux mois avant l'événement, que nous transmettrons aux autorités compétentes.
La ville dispose de nombreux outils de communication qui vous permettent de diffuser votre information.
Vous pouvez remplir une fiche pour une demande de communication.Les services reprendront les informations dans les supports de communication qu’ils jugeront adéquats : Saujon à l’Affiche, agenda numérique (www.saujon.fr), réseaux sociaux, transmission aux partenaires et aux médias…
- Agenda "Saujon, à l'affiche" trimestriel et site internet.
Pour toutes demandes de parution dans les délais, merci de communiquer votre événement au moins trois mois auparavant auprès du Pôle événementiel.
Vous pouvez remplir ce formulaire en ligne, ou bien remplir le pdf ci dessous et le retourner au service événementiel.
Formulaire à l'affiche
- Pose de banderole
Toute pose de banderole doit faire l'objet d'une demande préalable d'autorisation.
Deux lieux à choisir parmi les emplacements suivants : Rond-point de la Salicorne / Ilot central du super U ou au niveau du rond-point super U (espaces verts) / Route de La Tremblade
Le formulaire ci-dessous est à compléter et à adresser au Pôle événementiel.
- Affichage libre
Des panneaux d'affichage libre sont à votre disposition dans la ville, l'affichage sauvage est strictement interdit. Cliquez sur ce lien pour connaître les lieux d'apposition.
Votre événement se trouve sur l'espace public : vous devez faire une demande d'occupation de l'espace public auprès de la Mairie. Vous pouvez télécharger ci-dessous l'imprimé de demande.
Demande d'occupation de l'espace public
Le Ministère de l'Intérieur a édité un guide des bonnes pratiques de sécurisation d'un événement de voie publique. Le référentiel est consultable en ligne.
La plateforme internet manifestationsportive.fr vous permet en tant qu'organisateur d'effectuer vos démarches de déclaration et de demande d'autorisation de manifestations sportives sur la voie publique.
Cette plateforme prend en charge uniquement les manifestations du milieu terrestre se déroulant en plein air. Sont exclues du dépôt via cet outil les manifestations nautiques, aériennes et toutes les manifestations se déroulant en salle et/ou stade de plein air (sports collectifs, sports de combat...).
Téléchargez ici le mode d'emploi pour créer le compte de votre événement !
Mode d'emploi de la plateforme MANIFESTATIONSPORTIVE.FR
Fiche récap : pièces à fournir pour l'instruction de votre dossier de manifestation sportive
Une brocante ou un vide-grenier organisé par une association est considéré comme une vente au déballage et soumis à la réglementation applicable à ce type de vente. Ainsi, la manifestation doit faire l'objet d'une déclaration préalable en mairie. Les dirigeants de l'association doivent tenir un registre permettant l'identification des vendeurs.
Plus d'informations : vente au déballage - site du service public
Formulaire de déclaration :
fiche_information_ventes_au_deballage
Les dirigeants de l'association organisatrice doivent tenir un registre permettant l'identification des personnes qui vendent des objets dans le cadre de la brocante ou du vide-grenier.
Si le vendeur est une personne physique, le registre doit comprendre les noms, prénoms, qualité et domicile ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d'identité avec l'indication de l'autorité qui l'a établie.
Concernant les participants non professionnels, le registre doit également faire mention de la remise d'une attestation sur l'honneur de non-participation à 2 autres événements de même nature au cours de l'année civile (article R 321-9 du Code pénal). Les attestations doivent être conservées par l'organisateur pour d'éventuels contrôles.
Télécharger ci-dessous l'attestation sur l'honneur à remettre à tous les exposants, ainsi que le registre qui doit être remis en Mairie :
attestation_sur_honneur.pdf
registre_vendeurs_professionnels.xls
registre_vendeurs_particuliers.xls
Toute demande de matériel doit être adressée un mois avant la date de l'événement. C. Ces demandes concernent uniquement les associations et structures saujonnaises et les particuliers vivants sur la commune de Saujon. Pour votre demande, utilisez le formulaire ci-dessous.
Il est possible d’ouvrir de manière temporaire une buvette, dans certaines circonstances énumérées par la loi.
Plus d'informations : déclaration préalable d'ouverture d'un débit de boisson temporaire
Imprimé de demande d'ouverture préalable :
demande_dun_debit_de_boissons_temporaires
demande_debit_de_boissons_temporaires_sport
Toutes manifestations avec sonorisation musicale doit faire l'objet d'une déclaration de sonorisation de son espace à la délégation régionale de la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem), qui collecte les droits d'auteur et agit pour le compte de la Société pour la perception de la rémunération équitable (Spré), en matière de perception des droits pour les artistes-interprètes et les producteurs de musique.
À partir de cette déclaration, les organisateurs reçoivent une facture pour la Sacem.
En cas de non-respect de cette obligation de déclaration, l'organisateur en infraction encourt des poursuites judiciaires, le fait de diffuser de la musique protégée sans autorisation constituant un délit de contrefaçon, puni de 3 ans d'emprisonnement et 300 000 € d'amende.
Plus d'informations :
https://www.associations.gouv.fr/la-sacem.html
https://www.sacem.fr/
Votre manifestation peut engendrer des nuisances sonores. Un arrêté de dérogation peut être nécessaire, n'oubliez pas d'en faire la demande auprès du Pôle Événémentiel en charge du dossier.
Télécharger l'arrêté permanent de lutte contre le bruit :
Hôtel de Ville
1, place Gaston Balande B.P. 108
17600 SAUJON
Du lundi au jeudi, de 8h30 à 12h30 et 13h30 à 17h00
Le vendredi de 8h30 à 12h30 et 13h30 à 16h00
